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人类发每天3320亿封电子邮件。
对于我们中的许多人来说，发送电子邮件是如此常见，以至于我们可能会忘记写一封好的电子邮件对我们的职业目标有多重要。
我们可以一直努力提高我们的技能，学习如何写一封专业的电子邮件，以便更有效地沟通建立更牢固的联系在工作中就是其中之一。
如果你问过自己:我应该如何简洁地表达我的意图，你并不孤单?什么样的语气既专业又不呆板?我应该先说"你好"还是"亲爱的"
在本指南中，我们将回顾电子邮件的结构，并为您提供有效而专业地撰写电子邮件的技巧。我们还将解释在哪些情况下，写一封正式的电子邮件，遵守所有适当的电子邮件礼仪对你的职业生涯至关重要，并提供一些例子，告诉你从哪里开始。
为什么知道如何写一封专业的电子邮件很重要?
我们的世界越来越数字化，我们的工作生活也不例外。
我们的大部分交流都是在网上进行的。在美国，近74%的千禧一代和Z一代更喜欢数字渠道，而不是面对面交流沟通。
数字通信与我们的人性背道而驰。人类在很大程度上依赖于语言和非语言的交流线索，如肢体语言、眼神交流和语气来判断一个人的意思。
电子邮件和其他数字通信不允许我们捕捉到这些自然的交流线索。知道如何制作清晰准确地表达我们想要传达的信息是很重要的。
这对我们的职业生涯尤其重要。知道如何写一封有效的电子邮件可以在以下方面帮助你:
- 声誉。在同事、经理、潜在客户或雇主眼中，表现出可靠和高效可以成就或破坏你的职业声誉。
- 清晰。为需要你意见的人提供有意义的信息，可以建立并加强职业关系。
- 效率。使用清晰的语言可以简化流程，避免适得其反的混淆。
- 进步。尊重的沟通可以帮助你找到你想要的工作、加薪、假期或延长工作时间。
如何写一封专业的电子邮件
从制作引人注目的主题行到决定适当的结束以及介于两者之间的一切，电子邮件的所有部分都是有目的的。
这里有8个小贴士教你如何写一封专业的电子邮件。
1.正确的问候方式
电子邮件中的问候语很重要。我们总是想做一个良好的第一印象选择正确的称呼是展现你最好一面的方式。
用适当的问候开始邮件，这取决于你和收信人的关系。主要的称呼是不太正式的“Hi”和“Hello”，或者更正式的“Dear”。
- 如果你是直接给同事或与你有熟悉的工作关系的人写信，你可以这样开头，以“你好”或“嗨”开头。
- 如果你写信给一个你从未见过的人，或者与你没有正式的职业关系，比如招聘经理，或者一个新的或潜在的客户，以“亲爱的”开头。
“亲爱的先生”、“亲爱的女士”、“亲爱的先生”或“亲爱的夫人”对一些收信人来说可能过于正式，读起来很过时，甚至无意中误解了性别，让人不安。如果你不知道别人喜欢别人怎么称呼你，最好保持中性。
你还应该反复检查，以确保你拼写正确的收件人的名字。如果这是他们第一次给你写信，而他们的联系方式里没有他们的全名，那就咨询他们的LinkedIn的资料或者另一个社交媒体应用。
如果他们有Gmail账户，在收件人栏中输入他们的电子邮件，点击标签按钮，将鼠标悬停在电子邮件地址上，然后点击他们的头像，检查他们的全名。
如果你正在写一封商务信函，要发送给一个电子邮件列表，正式的问候以“致有关人员”开头，或者对于一组与你有非正式关系的收件人，以“大家好”开头。
2.理解你的意图
电子邮件是干什么用的?在你开始写邮件之前，想想你到底希望通过邮件达到什么目的。理解你的动机将会引导信息的语气。一封全公司范围的电子邮件需要写得更正式，而不是在电子邮件链中回复同事。不管你想完成什么，你都需要适当地写作。
3.解释你的意图
一旦你弄清楚了你的意图，让收信人知道你为什么要给他们写信。写专业邮件的原因包括:
- 向经理寻求帮助
- 让同事帮个忙
- 回复之前的询问
- 跟进某事
- 澄清某一问题
- 说谢谢
不管你写的是什么，确保从一开始就明确邮件的意图。下面是一些你可以在邮件开头使用的语句:
- 我想发一封关于昨天会议的后续邮件。
- 我写信是想让你知道周四的团队会议。
- 我想知道你是否有时间看一下我的报告。
- 我想讨论一下我即将到来的假期。
4.言归正传
对于专业沟通来说，最好的电子邮件格式是写一个快速而简洁的信息。避免文本墙。简短让收信人知道你尊重他们的时间。
在邮件正文中用3-5句话和不超过3个简短段落清楚地说明你想要什么。
- 昨天和你见面很愉快。我很喜欢你对新宣传材料的想法。我想继续这段对话，然后问:制作一个视频或写一篇博客文章哪个更好?请让我知道你的想法。
- 我看了你的初稿，语言有点不正式。我留下了一些编辑，但你能参考风格指南并修复语言吗?如果你需要帮助，请告诉我。
如果你想谈论一些需要长时间讨论的事情，电子邮件不是你最好的沟通方式。发一封电子邮件，简要说明你想讨论什么，并安排一次会议。
- 我对新账户的社交媒体内容感到困住了。你这周有时间和极速讨论一下策略吗?
- 我认为新项目的范围有些混乱。我们约个时间一起检查一下。你明天有空吗?
5.请代我问候
保持邮件简短并不是向收件人表示你尊重他们时间的唯一方式。你也可以通过一封合适的邮件来让他们知道。
一些例子包括:
- 我期待着你的回信。
- 你对报告的反馈很有帮助。
- 我一直很喜欢和你一起工作，并期待我们的下一个项目。
一定要说谢谢:
- 谢谢你的宝贵时间。
- 谢谢你的阅读。
- 我一直很感激你的意见。
- 非常感谢你昨天抽出时间来见我。
6.正确签收
在电子邮件中有很多选择，但最好不要尝试重新发明轮子。坚持一个安全的选择，比如:
- 真诚地,
- 再次感谢,
- 最好的
- 热烈,
7.写一个合适的电子邮件签名
电子邮件签名是提供关于你自己的额外信息的有用空间。一个适合工作的电子邮件签名可能包括以下关于你的信息:
- 全名
- 职位及公司名称
- 其他联系信息，如电话号码
- 链接到相关的社交媒体平台
8.校对
你花了这么多时间写了一封尽可能专业的电子邮件——所以不要在没有仔细看一遍的情况下就匆忙点击发送。
校对你的信息，以确保你的意图是明确和直接的，你不会听起来要求或冒昧。
检查是否有任何拼写错误或语法错误。如果你没有足够的文字编辑技能来仔细检查你的信息，可以下载一个语法应用程序来获得额外的帮助。
如果你把个人邮件和商务邮件都转发到一个收件箱里，仔细检查你发送的邮件是否来自合适的邮箱账户。
在每个工作场合都要掌握正确的电子邮件礼仪
假设你刚刚找到了梦寐以求的工作(祝贺你)，想把自己介绍给新的团队——但你也需要给现任老板写一封辞职信。别担心。我们有电子邮件模板。
特定的工作情况需要特定类型的通信。所有其他规则仍然适用;无论你是要求写求职信还是递交辞职信，都要保持简短、简洁和尊重。
下面是一些例子:
面试后的跟进。称呼收信人的名字，表达感激之情在他们的时间里，强调你对这份工作的兴趣，并询问下一步的工作。
亲爱的[面试官的名字]:
我希望一切都好!再次感谢您给我面试[公司名称][职位]的机会。很高兴认识你和你的团队。
我想看看我在[日期]面试的[职位]是否有新的进展。能有这个机会我真的很兴奋。如果你需要更多的信息，请告诉我。
再次感谢您的时间和考虑。我希望能尽快收到你的来信!
最好的问候,
(你的名字)
请假。当你请假的时候，尤其是因为医疗原因，有必要留下书面记录。这里有一个你可以使用的模板:
你好[主管的名字]，
由于[原因]，我写信请求休假[日期]。
我检查了一下，在[要求的日期]内没有任何紧急项目或截止日期。我可以在这段时间休假吗?如果你有任何问题，请告诉我。
最好的
[插入姓名]
你可以通过我们的其他指南查看其他专业电子邮件示例，其中包括以下工作情况的示例，提示和建议的电子邮件格式:
是时候发送了
学习如何写一封专业的电子邮件是你可以学习的最重要的技能之一。就像其他技能一样，只需要一点点练习。从长远来看，花时间培养更好的书面沟通技巧是值得的，它会帮你节省时间，避免误解，建立更好的职业关系。
仔细考虑你的信息，保持简短和甜蜜，并校对两次。然后你就可以按下发送按钮了。
