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如果你认为你比以前参加了更多的会议，那是因为你确实如此。
在新冠疫情中期的工作场所，我们参加会议的次数增加了．我们是否在家工作或者在办公室，了解我们参加的不同类型的会议是很重要的。
会议是一种合作方式吗共享信息，以及团队合作寻找解决方案无论我们在哪里工作。它们是一个可以利用的机会头脑风暴技术产生新的和创造性的想法。
问题是今天举行的许多会议效率都很低。根据嘟嘟的会议状态报告，专业人士每周花2个小时在毫无意义的会议上．
我们怎样才能让会议不那么浪费时间呢更有成效?
让我们从学习不同类型的会议开始，以及如何确保它们为你和你的团队增加价值。
7种不同类型的会议
如果处理得当，我们参加的每一次会议都有一个重要的目的。让我们熟悉一些重要的类型，这样我们就能更好地理解如何以正确的方式进行它们。
以下是7种最常见的商务会议类型:
- 决策会议。当一个组需要执行某个操作时，将调用这些函数。
- 解决问题的会议。当一群人需要一起解决一个特定的问题时，就会使用这些短语。
- 团队建设会议。这些会议用于在团队中建立凝聚力，并改善团队成员合作的方式。
- 头脑风暴会议。它们被用来产生新的想法，或在新颖或创新的概念之间建立联系。
- 一对一的会议。这是一种安排在两个人之间讨论具体问题的会议。
- 季度计划会议。每三个月举行一次，用来规划团队将如何执行公司的目标。
- 签到会议。这些会议用于根据预期结果监控任务进度。
让我们更详细地看看每一个:
1.决策会议
决策会议是一个由领导者领导的协作活动团队领导．
根据麦肯锡的说法，它是通常由6到8名与会者组成并包含一个结构化的议程，以确定需要做的决定．
所涉及的参与者是关键的决策者或主题专家。例如，招聘新员工的决定只会包括招聘经理等特定员工。
要想召开有效的决策会议，参与者必须提前知道如何我们会做出决定的《哈佛商业评论》的一篇文章解释道。
例如，如果团队不能在60分钟内达成共识，他们就会进行投票，或者由关键决策者做出最终决定。提前知道如何做出决定可以避免浪费时间。
决策会议的另一个重要方面是信息收集。你需要确保你有所有必要的信息来做出最好的决定。
例子:
2.解决问题的会议
解决问题会议的主要目标是找到最优解组织面临的问题。
在寻找最佳行动方案时，两个脑袋(在这种情况下是几个脑袋)总比一个脑袋好。《哈佛商业评论》的一篇文章解释说，有效解决问题的会议需要参与者聚集在一起，并产生尽可能多的潜在解决方案尽可能
一旦目标实现，参与者必须决定由谁来实施最佳解决方案。这个责任可以分配给一个人，也可以由几个团队成员分担。
最后，如果没有找到问题的根本原因，一次成功的解决问题的会议是不完整的。首先了解是什么导致了这个问题，这将防止它再次发生。
例子:
3.团队建设会议
团队建设会议旨在加强团队合作、信任和凝聚力。改进员工一起工作的方式提高生产力还有员工幸福．
团队建设会议旨在通过使用游戏或团队挑战来创造一个有趣和互动的氛围。对于组织者或领导者来说，这是一个很好的机会，可以参与其中，与他们的团队建立更强的联系。
随着越来越多的员工远程工作在美国，虚拟团队建设会议正变得越来越重要。它们是一种方法参与并与在家工作的员工和5月感觉被团队成员和组织孤立．与远程员工接触有助于防止公司文化和员工士气从恶化。
例子:
- 虚拟桌面游戏
- 虚拟团队挑战
- 午餐和学习
- TED内部演讲
- 团队活动
4.头脑风暴会议
头脑风暴会议是创新会议。参与者合作产生新的和创造性的想法。
在这些会议期间，团队成员作为平等的共同贡献者或在主持人的指导下工作。这些产生想法的会议结构松散，允许团队“想大”和挖掘他们的创造潜力．使用各种各样的头脑风暴技巧，比如思维导图，雇员使用他们的创造性思维能力想出新点子或新产品
Idea-generating会议当团队是多元化的时候最成功吗．多样化的观点可以产生更好的想法，发现潜在的盲点，并创造更多创新的解决方案。
例子:
- 产品开发
- 广告活动创作
5.一对一的会议
一对一会议是两个人之间的会议。它被安排为一个特定的目的。
例如，它可以是一个绩效考核经理和员工之间的关系，或者销售代表和客户的会面．
虽然在一对一的谈话中你不需要遵循一个议程，但每个人需要涉及的内容的运行文件是常见的。否则，会议格式松散就像正常的对话一样展开．
根据微软Workplace Insights，一对一的签到有所增加自大流行以来下降了18%．他们的研究发现，常规接触点培养一种联系感对远程员工来说也很有趣。
例子:
6.季度规划会议
每三个月，团队就会聚集在一起，战略性地实施公司的战略短期和长期目标．
与解决问题和决策会议一样，出席会议的人员仅限于执行计划的参与者。每个参与者都应作出贡献并承诺执行该计划。
虽然会议的结构可能会有所不同，但它通常是由团队领导人领导的给每个与会者分配任务．
季度计划会议是跟踪团队进展和进度的好方法保持团队成员的积极性．这也是一个很好的机会来回顾上一个季度，并回顾下一个季度需要执行什么。
例子:
- 战略规划
- 项目计划
- 活动或活动策划
7.签入会议
签到会议是最常见的会议类型之一。组织定期举行这些进度检查会议有以下几个原因:
例如，在每周的团队节奏会议上，员工向经理和团队更新他们每周的进度。
签到会议变得越来越重要随着越来越多的人在家工作，而且不直接受经理的监督。定期签到有助于确保远程员工了解情况，并确保他们的目标与团队其他成员保持一致。
例子:
- 项目状态更新会议
- 客户签到会议
- 新员工入职登记
- 每周一对一签到会议
- 每周团队会议
- 项目任务执行
如何计划有效的会议，为你的团队增加价值
不可否认，自疫情爆发以来，会议的频率有所增加。微软的另一份报告也认同这一点每周的会议时间增加了一倍多随着混合工作环境的兴起。
用更少的联系的机会在办公室里，在线会议是保持最新动态、社交和分享信息的一种方式。
随着你的员工参加更多类型的会议，尽可能使每一次会议都富有成效和效率是很重要的。否则，它们会对团队的士气和生产力产生负面影响。
但是在你开始计划下一次会议之前，问问你自己这个问题——会议真的有必要吗，或者只是一封电子邮件?例如，如果会议不需要讨论或做决定，最好通过电子邮件传达某些信息。
根据SurveyMonkey最近的一项调查，32%的员工认为，“这次会议可以是一封电子邮件”．当会议毫无意义且过于频繁时，人们通常会有这种情绪。
然而，当你确实需要计划一次会议时，每一次会议都必须值得你和员工的每一分钟时间。
这里有一些技巧可以帮助你组织更高效的会议:
制定明确的目标和议程
在发送会议邀请之前，请确保您知道会议的确切目的。你的最终目标是什么?这将帮助你弄清楚你应该开什么样的会议，谁需要参加。
一旦你的目标确定了，你的会议需要遵循一个清晰的议程，以确保有效地利用每一分钟。
科技公司巴可(Barco)的一项调查发现13%的会议时间被浪费了因为人们讨论的话题超出了会议的目标。遵循会议议程可以减少讨论与会议无关的话题的时间。
没有一个清晰的结构，会议很快就会变得毫无成效。
避免邀请太多与会者
确定哪些团队成员需要参加会议，不要让会议过于拥挤。例如，决策会议应该只涉及关键的利益相关者。
这确保了那些需要出席的人有机会做出贡献，让他们的声音被听到。
确保每个人准时到达
Barco的调查还发现，11%的会议都是在等待某人的到来。根据Doodle的会议状况报告，人们迟到是导致良好会议变糟的主要因素之一。
及时开始会议，并与员工强调准时的重要性。
保持简短
确保会议的时间不超过需要的时间。作为蒂姆·库克，苹果公司首席执行官他的名言是:“会面时间越长，完成的事情就越少。”
微软发现他们员工的最佳会议时间不超过30分钟。员工有机地过渡到更短的会议，以优化他们的生产力和远离那些会影响员工幸福感的耗时会议．
让团队保持专注
会议领导人或主持人应确保与会者有备而来，注意力集中。例如，如果团队中有人在会议期间不停地查看手机，团队领导就应该干预。
对参与者负责确保没有时间浪费，每个人都能从会议中得到最大的收获。
哪些类型的会议可以在你的组织中得到改进?
领导者负责策划的会议有很多种。
从每周的团队会议到更正式的会议，每一次会议对组织和团队的成功都有独特的价值。了解每一个会议的重要性以及如何有效地进行会议是减少浪费时间和无意义会议的关键。
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