一个行动项目是什么?你的向导来争论的任务

多少次这种情况?你即将会议的一个重要举措。讨论是富有成效的,能量高。

但是时间到了。你离开会议不太清楚谁在做什么。或者你让球滚动的预期。

重要的是,你不知道你的动作条目和其他人也不知道。

当然,你会采取行动。但是,你可能会复制与另一个团队成员的努力。你都有很多在你的盘子。缺乏明确的责任和时间很难划分优先级。

如果你是一个领导者或管理者,你不想让你的团队成员有这个困惑。

每个新项目包括确定和完成任务成功。通常,一些任务可以分解成单个行动项目参与其中的每个人都来简化这个过程。

任务分成除以一个行动项目列表,每个员工都有一个明确的理解他们的角色。这允许一个平滑的工作流通过贵公司的不同水平和效率最大化。

让我们探索好的行动项目是什么,如何编写它们,以及如何实现它们在你的公司。

行动项目是什么,我为什么要使用它们?

理解行动项目的最好办法是把所有不同的组件都必须完成一个任务,从第一个邮件需要发送到最终交付产品的客户。

使用行动项目有助于澄清一个项目的不同部分如何团结起来,谁拥有它们。清晰授权团队。

过程的每一个阶段将涉及不同的人在你的团队做一个特定的行动。这个过程是不协调时,这可能会导致丢失生产力。它还会导致挫折和伤害员工敬业度。

当你考虑到44%的项目延迟或不完整是由于缺乏沟通,很明显是多么重要有一个可靠的系统。行动项目允许有效的沟通在团队内部,导致更好的团队合作和协调。

操作项的意义远不止仅仅生成一个待办事项清单需要做的事情。他们提供了一个一体化的指导来完成任务。这意味着每一个团队成员参与的项目有一个明确的了解他们需要做什么当他们需要这样做。

行动项目帮助经理和团队有可见性进展。他们可以很快看到的影响,如果一个任务落后于时间表。

这允许即使是最大的项目被划分成可管理的部分。创建一个小任务列表使整个项目更少的恐吓和更容易完成。它还可以帮助激励你的团队通过给他们了解他们如何适应这个过程。

良好的行动项目的例子是什么?

让我们看一个实际例子来更好地理解什么是一个行动项。

想象一下,你的公司已经决定其主要目标需要建立网络品牌知名度。

这可能是一个决策由管理。但它需要沟通清楚其余的公司。没有好的有遥不可及的想法,仍在管理水平。

每个员工需要知道他们的角色将在建立你的品牌知名度。更清楚地传达给他们,他们可以变得更有生产力。

那么如何将大思想转化为实际的日常任务吗?通过创建一个动作条目和列表授权给合适的人。

在这个例子构建在线品牌知名度,几个动作条目可以:

所有的这些任务需要团队中不同的人实现特定目标在给定的时间框架。通过将你的目标的各个方面委托给正确的人,您可以创建一个简单的方法来得到你想要的结果。

使用明确操作项消除了困惑,如果这些东西是广泛讨论的结果团队会议。行动项目任务的通用空间和进入一个更不达目的誓不罢休的位置。

你如何定义行动项目吗?

现在你理解的重要性有一个操作项的列表,您可能仍然想知道,“一个行动项目是什么?”

好的行动项目有一定的特征,使其简洁和容易理解所有的团队成员。根据团队和项目,你可以保持行动项目在一个更高的水平。

记住,这不是关于微观管理人们如何完成他们的工作。行动项目是他们负责什么工作输出。

一个行动项目应包括:

• 一个独特的识别代码/参考号码
• 个人或团队负责完成动作
• 时间表的开始日期,以及计划进展报告
• 当项目必须完成的最后期限
• 任务的描述更详细
• 状态(例如:计划,进度,完成)
• 优先等级的总体目标
• 额外的空间,包括任何必要的文档或笔记

通过提供这些信息,你就会更容易为你的团队优先考虑他们的公司内的各种作业。通过这种方式,您可以帮助您的团队更有效地管理他们的时间。

有一个好的行动项目模板的过程有助于简化任务列表。您可以使用相同的操作项模板在你们公司的各个部门。这使得它更容易管理对不同的项目进行评估,跟踪进度。

用于编写操作项的技巧

会议往往涉及每个人谈论的任务明确的目标设定。通常,员工离开会议或团队头脑风暴会议在听了许多想法不知道他们需要做什么。

而不是把会议指出,存档,再也没有出现,你应该写一个会议行动项的列表。更好,大声明确地识别操作项发生时的谈话。

保存在最后5分钟回顾这一行动项目列表,以确保正确的所有者分配。发送列表会后澄清和加强责任。

为了避免模糊的会议纪要,请记住下面的建议是很有帮助的在写你的行动项目:

1。要具体

进入一些细节需要完成什么和为什么。如果有人不明白需要做什么,这可能会导致大量的时间被浪费在做无关的事。

尽管你应该具体,不规定的人或团体必须完成行动负责。更大的自治在工作场所,自我管理团队应该能够决定自己的方法和工作流程。

预计他们需要了解他们和他们负责的特定任务如何适应更大的项目。

2。在你的描述使用动词

使用动词来描述行动项目很清楚需要做什么。用简单的语言来减少混乱和使尽可能描述清楚。

2。分配所有权

每个动作项需要分配给一个特定的人或一组人完成。这种方式,没有对谁负责每个项目混淆。将正确的任务委托给正确的人是一个伟大的方式吗让你的团队。

3所示。设定一个现实的到期日期

尽管会有很多的压力,有一个项目在特定日期完成,不要为你的团队设定不切实际的期限。把太多的压力你的员工是徒劳的。

如果你的团队感到压力长时间工作,他们可以变得紧张和薄荷疲惫和身体上的疲惫。这可能导致倦怠。

4所示。包括任务的细节

清晰的描述需要达到的最终目标是重要的,以避免歧义。

5。包括一个状态

包括一个状态,如计划、进度,审核,和完成。有一个状态为每个动作项允许你继续你的任务和确切地知道你在哪里交货条件。

它还可以帮助项目经理跟踪、管理和报告项目的进展。

6。分配一个优先级

一些团队成员可能有多个行动项目分配给他们。因为多任务可以阻碍你的表现,这是为了他们好专注于一个任务在一个时间。

通过分配优先级,低、中、高,或紧急,您的团队将知道先关注。这将有助于提高他们的浓度和时间管理。

如何写操作项为别人

在处理复杂的项目,项目经理往往需要有效沟通客户的需求和他们的团队。要做到这一点,项目经理需要的技能为别人写操作项。

这里有一些建议:

1. 确保行动项目是显而易见的。聚焦清晰可以确保每个人都能清楚地理解整个任务,他们分别需要做什么。

2. 确保权利人拥有他们所需要的一切。没必要要求你的团队做些什么,如果他们没有资源去做。华体会手机登入

让你的行动项目合理通过确保你的员工必要的技能和工具来交付高质量的工作。给他们正确的环境说出来并要求他们可能需要的东西。

3. 考虑你的团队的技能。考虑到每个团队成员的技能,专业技能,和偏好。通过将合适的任务分配给合适的人,可以提高生产率和激励你的团队。

4. 为更好地理解给上下文。每个人都应该知道如何适应他们的分配操作项公司的大目标。提供背景信息可以帮助员工完成他们的任务和激励他们。知道他们的个人的价值还可以开车的目的和作用创建一个归属感。

5. 使行动项目尽可能细粒度。当你处理复杂的任务,处理这些问题的最好的方法是把它们分成许多不同的行动项目。这些很大的长期项目划分成许多较小的项目,您的团队能够通过它们有条不紊的工作。

跟进行动项目

你行动项目分配给你的团队。现在怎么办呢?

你需要能够跟踪动作条目和跟进他们的状态,以确保他们已经及时完成。

最有效的方式跟进行动项目是建立报告和跟踪到您的工作流。这种方式,它是更容易管理的进步跟踪每个项目或任务。每个团队成员还可以看到项目进展超出了他们个人的作用。

项目领导者和管理者应该能够看到什么进展为每个行动项目在一个统一的地方。这可以防止微观管理,给出了一个广泛的角度是否项目走上正轨。

这可能是一个共享的文档如电子表格或项目管理软件。任何一种工作,只要它提供了一个高水平的功能和使团队协作简单。

沟通是一个关键部分项目的跟进行动。团队成员应该感到安全沟通他们正在经历的任何块。同样,项目经理需要沟通,如果优先级变化。

创建有效的行动项目的关键外卖

记住这些结论:

• 行动项目是垫脚石,一个团队或个人需要完成更大的任务。
• 好的行动项目清单明确每个人的角色和责任避免混淆或重复的工作。
• 遵循一个标准动作项目模板将确保一致性在你的公司。
• 总是分配一个任务所有者负责,负责每个行动项。
• 确保每个行动项目的所有者了解任务的描述和拥有资源去完成它。华体会手机登入
• 跟进行动项目通过建立报告和跟踪到您的工作流。

不管行业,每一个企业长期和短期的目标。但是如何将这些理念转化为现实世界吗?

通过使用行动项目,您把这些目标分解成各个里程碑的细节。

这使得它们更可实现的,每个人都有一组方向让你的团队哪里你想象。

如果你想采取行动或学习如何转换性能,BetterUp可以提供帮助。我们的教练可以帮助你提高你的能力来管理任务和人民得到最好的结果。