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即使是世界上最伟大的作家有时冻结在一个空白的屏幕面前。找到合适的词并不容易——无论你的消息是多么简单。
、在工作中,有效的书面沟通是至关重要的。从一个提供接受电子邮件到一个两周的通知,你的电子邮件礼仪是有效沟通的关键。这反映了你的性格,职业道德和专业精神。
发送一个同事、经理或客户提醒邮件是一个特别敏感的通信。你不想脱离粗鲁或急躁,但你需要一个更新的工作。
如果你撞上一堵墙,你可以使用一个人工智能聊天机器人为指导如何发送提醒邮件或写一个你自己。这是如何。
一个提醒邮件是什么?
提醒邮件的后续消息的人并没有回复电子邮件或请求。你通常把这些邮件,有两个原因:
提醒他们即将到来的事件,像一个工作面试、任命或到期日期
提醒他们需要的东西,像一个付款,任务,或后续反馈
无论主题,提醒消息是一个行动呼吁用一个目标:响应。它应该简洁,专业,友好的鼓励收件人跟进,给你你需要的信息。
你应该等多久发送提醒邮件吗?
推荐的时间发送一个温和的提醒取决于各种因素,包括你与接受者的关系,消息类型和紧迫性的水平。这里有几个不同的例子:
即将到来的会议:如果你将会见某人,但是还没有收到一个回复,发送一个提醒或前一天上午是适当的。
即将到来的事件:如果你计划一个事件,RSVP请求或发送一个提醒事件前1 - 2周是适当的。确认正确的日期、地点和任何额外的细节(如食物偏好),以避免最后的惊喜。
工作程序:我f后你还没有收到确认提交的工作应用程序中,您可以发送一个礼貌的提醒邮件一到两周以后。后一个招聘经理展示你的兴趣和积极的职业道德。
5组件成功的提醒邮件
写一个专业的电子邮件变得容易当你遵循一个基本的模板。它可以更容易当你该模板交给一个像ChatGPT人工智能聊天机器人。
这里有五个关键元素的一个专业的提醒邮件,以确保你点我和交叉你的t。
正确的主题:保持简洁,以至于你的读者知道什么是电子邮件之前打开它。主题行不需要尊重正常的语法规则,可以直接为“后续在昨天的会议上。”
一个适当的问候:问候是正式或非正式的和携带文化含义,建立和培养人际关系。“嗨,”“你好”,“亲爱的”不同级别的正式沟通。开始的电子邮件错误的称呼可以创建混乱和进攻。有疑问时,和一些正式和常用的在你的工作场所。
明确的意图:让你的邮件晶莹剔透的背景下读者收到消息没有误解。
文字-动作:直接的状态你需要从读者,像反馈由特定日期或会议安排。
正确的签字:人们倾向于理解交互峰值和结束的意思,所以正确的再见可以帮助你获得你所需要的东西。总是包括一种封闭线和专业的签字。
如何编写一个提醒邮件使用ChatGPT
ChatGPT是一个人工智能程序,从一个提示创建响应的上下文,措辞,和质量。更具体的要求,更好的机会是ChatGPT产生完美的响应。这里有六个步骤创建正确的提示:
1。识别提醒类型
让ChatGPT知道你送什么类型的提醒。下面是一些例子:
“事件提醒电子邮件”
“会议提醒电子邮件”
“付款提醒电子邮件”
“约会提醒电子邮件”
“面试后续提醒”
“工作申请后续提醒”
2。给上下文
提供ChatGPT的上下文的一个好方法是复制和粘贴以前的电子邮件。这里有一个例子:
“请提供给我5付款提醒邮件样本客户后期的付款和发票还没有回应我打发他们两周前。
这是我发送电子邮件:[复制粘贴邮件在括号)
电子邮件应该询问发票的状态在一个友好的基调。”
3所示。给你的提示一个模板
为最好的结果,确保你的每个元素需要你的提醒邮件提示请求。这里有一个例子:
“我需要一个正式的提醒邮件的系列讲座的同事。它应该包括一个兴奋和友好的开场白和包括以下信息事件:事件名,(日期和时间),(活动链接)。
请询问他们是否可以寄给我们回复一个星期前的事件。总结一个封闭线,让他们知道我们很激动和职业称呼。”
4所示。设定界限
澄清你的行为准则将帮助您设置正确的语调,确保读者接收到你的邮件。这里有一个例子:
“写一个提醒邮件给销售总监的要求,从第三季度总收入图表我可以发送一个后续邮件(公司名称)。这封邮件应该是友好的和非正式但提醒他们,我们的客户给了我们一个公司到期日期。
我们需要把我们的编辑,周五一天结束的时候。周三上午我需要一个反应。电子邮件应该3 - 4句话,点,避免商业行话。”
5。定制你的提醒邮件给收件人
社会互动的意义理解的非语言沟通。没有声音的语调,面部表情,和其他非语言的暗示,这是人们容易误解写消息。确保你的提示为基调提供了方向,像这些例子:
“使信息个性化的声音。”
“写电子邮件正式但略微交谈的语气。”
“你能让电子邮件非正式但专业吗?”
“请写事件提醒用兴奋的语气但保持work-appropriate。”
6。创建一个主题
一旦你决定正确的提醒邮件,为了清晰起见,校对错误,粘贴消息回ChatGPT和要求完美的主题。这里有一个例子:
“生成15这个邮件提醒邮件主题行。”
小贴士制定专业的提醒邮件
成功的提醒邮件点击一些最佳实践,喜欢被短而正确的语调。这里有四条建议可以帮助你获得你在等待响应:
- 言归正传:你想要得到一个提示反应,因此避免不清楚方向或闲聊,可以分散你的读者并鼓励他们回应。
- 不要道歉:人们倾向于更好的应对的信心。跳过道歉并提供同情相反,像“你可能错过了我之前的消息”或“这撞在你的收件箱。”
- 给一个解决方案:清晰是关键,让读者知道他们需要做什么。它会阻止他们事后批评或感到困惑对你的期望,这可能会延长他们的回答。
- 促进交流:他们可能没有反应,因为他们很忙或缺少必要的信息。给他们机会跟进,提供你的电话号码,打电话或者发短信,调度电话,或者问你的最佳时机是什么时候流行的桌子上。
如何发送一个友好的提醒邮件的方式吗
精炼你的书面沟通能力从来都不是一个坏主意。有时候,写正确的提示可以只要写电子邮件本身,所以学习这两个技能可以派上用场,让你的效率。
这是一个提醒邮件模板弯曲你的写作技巧:
主题:跟进[情况]
亲爱的(收件人的名字),
我希望这邮件发现你。我跟进(简要说明情况)我给[日期]。你能让我知道[日期]?如果你需要任何额外的信息或帮助我,不要犹豫地问。
祝你有美好的一天!
最好的问候,
(你的名字)
这里有两个提醒邮件的例子编辑基于您的需求:
一号:
主题:请回复:影响网络研讨会系列,6月3日
亲爱的(收件人的名字),
我希望你做的很好。我跟进周五邀请我们的季度用户网络研讨会,6月3日,上午10点PST。你能请确认您的出席5月25日吗?我们希望你能加入我们。
谢谢你这么多!
亲切的问候,
(你的名字)
2号:
主题:第三季度总和总收入图表
嘿(收件人的名字),
我想联系我以前的电子邮件。客户给了我们一个公司到期日期发送他们第三季度总总收入图表在星期五结束。我需要你给我寄的图表周三上午我可以审查和准备适当的文件。
请让我知道我们步入正轨?
谢谢!
(你的名字)
错过了连接
每个人的日历充满了工作任务。有时,电子邮件成为漏网之鱼。给人以最大的善意的温柔提醒促进健康的沟通和马克的任务让你你的待办事项列表。
现在你知道如何发送提醒邮件,是时候flex你的技能。无论你是根据ChatGPT传达讯息或起草自己的邮件,保持简短,友好,并增加你的机会获得你想要的答案。
