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有天,甚至整个星期——当你在你的待办事项列表中有这么多的任务,他们不可能完成。
你有电子邮件和消息响应,最后期限和里程碑完成,长期目标总是保持你的风景。中断,就像一个意想不到的电话或同事敲你的门,破坏你的流动和重新安排你的一天。和繁忙的时期,比如会计师报税季节或节日冲零售商,感到无尽的任务。
有这么多做什么,你需要找到组织指导你的工具的时间和精力与目的。没有一个明确的系统把各项工作的优先次序在您的工作流程,很容易迷路,落后,或者忘记急事。
艾森豪威尔矩阵是一个任务优先级的方法,把工作任务分解成明确的紧迫性和重要性水平。可视化你的工作和授权更好的决策。下面是如何使用它,并决定如果这是正确的工具。
艾森豪威尔矩阵是什么?
艾森豪威尔矩阵,也称为艾森豪威尔决策矩阵或重要意义的矩阵,是一个视觉的时间管理工具,将工作任务分为四个象限。每个优先级象限代表一个任务的紧迫性和重要性水平:
- 紧急和重要
- 重要,但重要的事
- 紧急但不重要
- 重要的事而不是重要的
正如你所收集的名字,艾森豪威尔,二战指挥将军和美国第34任总统这个系统,从他的任务优先级的方法。“重要的是很少紧急,艾森豪威尔说,“紧急很少是重要的。重“换句话说,这是至关重要的一个任务的最后期限和其价值创造最好的待办事项清单。
你可能已经在使用一个清单为每个等待的任务。但这样的任务优先级矩阵则更进一步,确定每个任务的意义整体工作流程,接近你的日程安排更多的战略。
所有任务和职责映射出可以让你专注于任务时间敏感或必要有效地执行你的工作。
你会花更少的精力浪费时间委托工作不需要你的关注,帮助你变得更有效率。另外,它使空间在你的日程安排空闲时间和个人发展。
紧迫的任务和重要的任务
在纸上,“紧急”和“重要”可能听起来可互换。你可能会认为,如果是紧急的,这可能是重要的,如果是很重要的,它必须紧急。但艾森豪威尔矩阵定义这些属性不同。
紧迫的任务是一个任务,需要立即注意。这些类型的任务往往反应或对你可能是必要的或同事继续他们的工作。回复一个电子邮件从一个高价值客户,修复一个缺陷网站,或将保持时间期限划分优先级都是紧迫的任务。
一个重要的任务是一项有助于你的任务职业发展完成一个目标或者长期目标。他们不需要立即采取行动,但投入大量的时间你进步的重要里程碑。
创建一个网络计划,构建一个在线组合你的工作,或者参加一个企业培训会议提高技能都是重要的任务。你现在不需要他们,但他们对你的职业生涯是至关重要的。
艾森豪威尔矩阵的四个象限
来源:BetterUp
艾森豪威尔矩阵有四个象限,每个任务进行分类。这是进一步分解,每一个例子来帮助你的王牌时间管理技能:
1。紧急和重要
第一象限是任务需要您的及时关注。这些直接导致你的短期责任和目标,你应该及时处理他们个人和。他们可能是危机,重要的最后期限,或者你需要快速解决的问题。下面是一些例子:
- 完成的最后陈述当天晚些时候
- 应对关键电子邮件客户机或经理
- 调用一个最后的会议来处理危机
- 修复一个缺陷影响产品或服务
2。非紧急但重要的
第二象限代表任务,为长期目标。尽管他们不需要立即采取行动,安排到自己的日历中。他们战略构建模块实现一个目标,他们以后可能成为紧迫。下面是一些例子:
3所示。紧急但不重要
在第三象限任务需要立即关注,但不会显著影响你的长期目标。这些都是经常在你突然任务或中断,春天。在某些情况下,委托给其他团队成员。下面是一些例子:
- 组织为即将到来的旅行安排工作行程
- 回答计划外的经理或团队成员的电话
- 程序文件或管理任务
- 订购办公用品或组织空间
4所示。重要的事而不是重要的
活动,不为你的职业目标和不需要立即采取行动属于第四象限。这些任务通常干扰或涉及拖延症,抛弃了你的工作流和浪费你的时间。
考虑限制或完全消除这些浪费时间从你的一天。以下是一些常见的例子:
如何像专业人士那样优先任务
艾森豪威尔的方法是一个伟大的方式来组织你的任务管理和工作更聪明,但它不是一个放之四海而皆准的解决方案。随着这个工具,开发有效的项目管理和时间管理技能对你的效率至关重要。你不能充分利用矩阵的如果你没有时间去这样做。
这里有四种方法来改善你的任务优先级:
跟踪生产力:跟踪哪些活动影响你的效率可以帮助你保护你的能量并表现出更高的水平。如果会议轮胎,阻止他们进入特定的日子和时间而不是传播他们整个星期。这样,你节省你的时间和精力的最重要的事情。
减少非紧急任务:后你建优先级矩阵,消除无关的和不重要的任务。和摧毁的快速批量任务的,你知道可以迅速处理,莱克阀门e回复电子邮件或跟踪查询。
你会把你的浓度n更紧迫的问题,填补你的满意度检查几个盒子放在你的待办事项列表。
限制你的任务:没有人能达到一次性解决所有问题。即使你有很长的任务清单,每个象限限制在少数的任务。这就避免了压倒和理想情况下给你足够的时间来完成所有的事情。
在这个阶段,它有助于估计需要的时间来完成每个任务和创建日历模块,以确保你不咬掉比你可以咀嚼。
优先考虑你的工作区:ping从工作渠道,意想不到的同事,一个d太多关注你的邮件造成严重干扰你的注意力。根据一项研究,这并不影响你的工作质量,但它确实影响你的压力水平。
这说压力是可以生产的工作而不是危机本身的时间。优先考虑时间每天专注于紧迫和重要的任务,并询问团队成员不打扰你当你在流动状态。
艾森豪威尔矩阵示例
将这一理论付诸实践可以帮助你看到它在实现它之前自己的日常工作。华体会电子游戏
这里有一个例子为公共关系矩阵(PR)专家管理几个客户:
紧急和重要的:
- 应对负面报道的一篇报道,讲一个客户端
- 审查并做出最终编辑在一份新闻稿中明天的新产品发布
- 回复客户查询关于社会媒体策略的误解
重要的事,重要的是:
- 参加网络活动与有影响力的人建立关系和媒体工作者
- 成为精通公关分析工具,使更好的运动跟踪
- 最近的活动上传到公司网站上
紧急但不重要:
- 回应记者的非关键供应商的邮件
- 安排下周的社交媒体文章
- 协助同事的项目超出常规的责任
非紧急不重要:
- 浏览网页无关的行业新闻
- 参加一个同事可以填补你在开会
- Over-organize电子邮件收件箱为几个颜色,类别,收件箱
这是另一个例子为一个数字设计师作为一个独立的承包商工作:
紧急和重要的:
- 完成客户端修改为一个项目明天到期
- 应对潜在的新客户端请求快速周转
- 修复一个缺陷在设计资产的故障
重要的事,重要的是:
- 在线更新你的投资组合
- 研究谷歌广告为您的网站
- 重新审视长期业务目标
紧急但不重要:
- 回复一个信息性面试请求从一位自由职业者
- 重组你的数字档案系统
- 组织月底费用报告
非紧急不重要:
- 滚动Pinterest一般灵感
- 检查每一个手机通知
- 投入太多的时间组织您的工作区
创建自己的艾森豪威尔矩阵模板
根据您的工作空间学习风格,尝试构建一个定制的模板可以重用一遍又一遍。这样,这是特定于您的工作流程和任务类型。
无论是手写矩阵或集成项目管理应用程序像概念或Jira,它是一个好主意你的模板方便任务。
保持你的注意力或考虑个性化你的模板激励你通过你的一天。彩色编码,添加复选框或创建明确的标题就像“做的,”“时间表”,“代表”或“取消”可以添加额外的清晰你的待办事项列表。
改变你的模板,直到你找到适合你的工作流和重组的优先事项。
迷失在这个矩阵
在你可以把很多工作。没有适当的工具,很容易就会不知所措,失去焦点。找到最适合你的任务优先级控制的第一步是你的工作流。
艾森豪威尔矩阵是一种选择。首先学习之间的区别“重要”和“紧急”,和建立一个模板匹配你的工作风格。视觉的方法可能只是你需要退后一步,方法更全面的了解你的天。
